La presentación prolija y adecuada de los trabajos profesionales que se envían a legalizar no solo agiliza el proceso, sino que también refleja el compromiso y la seriedad del profesional que los firma.
En esta oportunidad, el equipo de Secretaría Técnica comparte una serie de recomendaciones útiles a tener en cuenta antes de cargar archivos en el sistema de legalización electrónica, desde la preparación del documento hasta el cumplimiento de las formalidades requeridas.
Es importante recordar que ese archivo será entregado a usuarios, organismos o entidades: es la carta de presentación como profesional. Por eso, cada detalle cuenta.
Además se debe tener presente que las únicas formas aceptadas para firmar los trabajos son la ológrafa (firmando de puño y letra en las hojas del trabajo para luego escanear, no pegadas/insertadas en el archivo) y la digital.
Recomendaciones generales más relevantes:
1. En el caso de que se utilicen firmas ológrafas, primero firmar las hojas del trabajo (profesional y comitente) y luego escanear el trabajo.
2. Verificar:
Que en las hojas que corresponda esté la firma y sello (o aclaración y cargo) del comitente y que la información sea perfectamente legible.
Que en las hojas que corresponda esté la firma y sello del profesional (los datos pueden estar colocados con la PC, no manuscrito).
Que los datos del sello estén completos y bien legibles. Los datos que tiene que contener el sello son: Nombre completo, Título completo, N° matrícula con la indicación CPCE Mza
Que en las hojas que corresponda, la firma y sello del profesional estén acompañados de la leyenda identificatoria, se sugiere el estilo: “Firmado al sólo efecto de su identificación con mi Informe (Certificación, según el caso) de fecha .../.../…”.
Que el número de CUIT informado en las hojas pertenezca al comitente.
3. Una vez escaneado el trabajo, revisar el archivo para verificar los siguientes detalles:
Que el trabajo esté ordenado, las hojas con la parte superior hacia arriba y todas para el mismo lado y aquellas que se deban girar (por ejemplo, algún EEPN, anexo, etc.) que queden de tal forma que siempre debamos girarlas hacia el mismo lado, esto facilita la lectura y comprensión del trabajo. Por ejemplo, para ordenar un estado contable, se sugiere Carátula, ESP, ER (o ERyG), EEPN, EFE, información complementaria (notas y anexos) e informe (hay quienes prefieren colocar el informe al inicio, no hay problema); en otro tipo de trabajos, primero la documentación que es responsabilidad del comitente y luego la actuación profesional (Informe o Certificación) por ejemplo; primero la hoja de la Manifestación de ingresos y luego la Certificación Profesional.
Que todo el trabajo se vea del mismo tamaño, se recomienda que sea aproximadamente como una hoja A4, que sea completamente legible, nítido y centrado.
Que se escanee solamente el contenido de las hojas sin que aparezcan bordes de color o elementos extraños de diversos tipos.
Que en el archivo no aparezcan hojas en blanco (ni al inicio, ni en el medio, ni al final).
Que no haya hojas en donde sólo están las firmas porque la información quedó toda en la hoja anterior (ver de configurar para que todo entre en la misma hoja o que baje contenido a la hoja siguiente).
Que el archivo completo no supere los 10 MB de tamaño.
4. Al momento de ingresar el trabajo al sistema:
5. Si quiere que el trabajo pase a Secretaría Técnica para una revisión previa, puede ingresarlo sin las firmas de los comitentes, pero siempre tiene que contener la firma y sello del profesional.
Recomendaciones para trabajos que se ingresen con firma digital (puede ser del matriculado, del comitente o de ambos):
1. Todas las firmas digitales incorporadas en los trabajos deben poder validarse:
Si hay más de una firma en el trabajo (comitentes, profesional, síndico, etc.), las primeras firmas deben ingresarse sin incorporar bloqueos para que cuando se ingresen las siguientes, al final todas puedan ser validadas.
2. La firma digital se incorpora una sola vez en el documento.
3. Firma digital del profesional, verificar:
Que en las hojas que corresponda al trabajo esté el sello del profesional acompañado de la leyenda identificatoria, se sugiere el estilo: “Firmado digitalmente al sólo efecto de su identificación con mi Informe (Certificación, según el caso) de fecha .../.../…”.
Que en las hojas del Informe (o Certificación, según el caso) esté el sello del profesional (datos con el pc).
+ Si la firma es “remota” (con clave de celular), colocar la leyenda “Firmado Digitalmente” debajo de los datos del sello.
+ Si la firma es con Token, colocar la marca de agua que se genera sobre los datos del sello.
4. Firma digital del comitente, verificar:
Que en las hojas del trabajo estén los datos del comitente (aclaración y cargo).
Ya sea que se trate de firma “remota” (con clave de celular) o con “Token”, colocar la leyenda “Firmado Digitalmente” debajo de la aclaración y cargo en todas las hojas.
Si la firma es con Token, colocar la marca de agua que se genera sobre los datos del comitente.
Por último, se recuerda que el presente listado es orientativo y que pueden haber actualizaciones, debido a que los sistemas y procedimientos del CPCE procuran una mejora continua para ofrecer un servicio de excelencia a los matriculados.
